Þegar nýtt verkefni hefst er öllum ljóst hvort samskipti eiga að fara fram í Teams-rás, spjalli, tölvupósti eða annars staðar.
Þegar þetta er óskýrtSama málið dreifist á marga staði og fólk missir af mikilvægum upplýsingum.
Greining á samstarfi og AI-viðbúnaði
ai.samskiptalausnir.is
Hvar tapast tími í samstarfinu?
Metið raunverulegar aðstæður í daglegu starfi. Greiningin dregur fram núning í samskiptum, fundum og þekkingarmiðlun og sýnir hvort fyrirtækið sé tilbúið að fá mælanlegan ávinning af gervigreind.
Greiningarspurningar
Metið það sem gerist í raun, ekki það sem verklagið segir.
01
Samskiptaleiðir og vinnurými
Hvar samtöl og vinna eiga heima.
Teams-svæði og rásir bera skýr heiti og lýsing þeirra segir hvaða vinna á heima þar.
Þegar þetta er óskýrtRásir heita „Almennt“, „Ýmislegt“ eða gömlum verkefnaheitum sem nýtt starfsfólk skilur ekki.
Óvirkum Teams-svæðum, rásum og hópspjöllum er lokað eða þau sett í geymslu með reglulegum hætti.
Þegar þetta er óskýrtLeit skilar fyrst úreltum rásum og enginn treystir því að nýjasta efnið finnist.
Aðgangur gesta, verktaka og fyrrverandi verkefnafélaga er yfirfarinn og afturkallaður þegar þörf krefur.
Þegar þetta er óskýrtYtri aðilar hafa enn aðgang löngu eftir að verkefni lýkur og enginn veit hver ber ábyrgð.
02
Samhæfing og ábyrgð
Hvernig verkefni færast áfram milli fólks og teyma.
Þegar verkefni færist milli einstaklinga eða teyma fylgja því nægar upplýsingar til að næsti aðili geti hafist handa.
Þegar þetta er óskýrtVerkefni bíður í tvo daga vegna þess að næsti aðili þarf fyrst að finna gögnin og spyrja hvað hafi verið ákveðið.
Í sameiginlegum verkefnum er skýrt hver tekur ákvörðun, hver framkvæmir og hver þarf aðeins að vera upplýstur.
Þegar þetta er óskýrtMargir ræða málið en enginn telur sig eiga næsta skref.
Starfsfólk getur séð stöðu mikilvægra verkefna án þess að kalla eftir stöðuuppfærslu á fundi.
Þegar þetta er óskýrtVikulegir fundir fara að mestu í að lesa upp hvað hver og einn gerði.
Sameiginlegur skilningur er á því hvað telst brýnt og hversu fljótt má búast við svari eftir samskiptaleiðum.
Þegar þetta er óskýrtFólk merkir allt sem áríðandi eða fylgir Teams-skilaboðum eftir með tölvupósti og símtali.
03
Fundir og ákvarðanir
Hvort fundir leiða til skýrra ákvarðana og aðgerða.
Áður en fundur er bókaður er metið hvort málið megi leysa með stuttu skjali, skilaboðum eða skýrri ákvörðun eins aðila.
Þegar þetta er óskýrtSex manns sitja 30 mínútna fund til að miðla upplýsingum sem hefði mátt lesa á fimm mínútum.
Fundarboð segir skýrt hvort markmiðið sé að taka ákvörðun, leysa vandamál, skapa hugmyndir eða samhæfa aðgerðir.
Þegar þetta er óskýrtÞátttakendur mæta með ólíkar væntingar og fundurinn endar án niðurstöðu.
Eftir fund liggur fyrir hvað var ákveðið, hver ber ábyrgð og hvenær næsta skref á að vera lokið.
Þegar þetta er óskýrtSama umræðan kemur aftur á næsta fundi því fólk man niðurstöðuna á mismunandi hátt.
Dagatal fólks skilur eftir samfelldan tíma til einbeitingar og óþarfa endurteknum fundum er reglulega hætt.
Þegar þetta er óskýrtVinnudagurinn brotnar í 30 mínútna búta og verkefnavinna færist fram á kvöld.
04
Þekking og skjöl
Hvort upplýsingar finnast þegar á þeim þarf að halda.
Fyrir mikilvæg skjöl og verklag er ein viðurkennd útgáfa sem starfsfólk treystir.
Þegar þetta er óskýrtViðhengi heita „loka“, „loka2“ og „endanlegt“ og fólk vinnur eftir mismunandi útgáfum.
Starfsfólk finnur fyrri ákvarðanir, verklag og lykilskjöl með leit án þess að þurfa að vita hver bjó efnið til.
Þegar þetta er óskýrtLeit felst í að senda skilaboð á reynda starfsmanninn sem „veit hvar allt er“.
Hægt er að rekja hvers vegna mikilvæg ákvörðun var tekin og hvaða forsendur lágu að baki.
Þegar þetta er óskýrtSex mánuðum síðar endurvekur teymið umræðu því rök og samhengi voru aldrei skráð.
Nýtt starfsfólk getur sjálft fundið helstu samstarfsreglur, verklag og gögn fyrstu vikuna.
Þegar þetta er óskýrtNýliðar fá marga tengla frá ólíkum aðilum og læra vinnulagið með tilraunum og mistökum.
05
Undirstaða fyrir gervigreind
Öryggi, færni, gæði og ábyrg notkun.
Starfsfólk veit hvaða AI-verkfæri eru samþykkt og hvaða upplýsingar má setja inn í þau.
Þegar þetta er óskýrtSumir setja vinnugögn í persónulega AI-reikninga en aðrir forðast tæknina alveg af ótta við að gera mistök.
Efni sem AI býr til er yfirfarið af ábyrgum starfsmanni áður en það hefur áhrif á viðskiptavini, starfsfólk eða ákvarðanir.
Þegar þetta er óskýrtTexti lítur sannfærandi út en inniheldur rangar staðhæfingar, tilbúnar heimildir eða óheppilegan tón.
Starfsfólk kann að gefa AI skýrt samhengi, meta niðurstöður gagnrýnið og bæta fyrirmæli þegar fyrsta svar er ófullnægjandi.
Þegar þetta er óskýrtNotkunin stöðvast eftir eitt almennt svar og niðurstaðan verður hraðari en ekki endilega betri.
Skýr gæðaviðmið eru til fyrir þau verkefni sem AI aðstoðar við.
Þegar þetta er óskýrtEnginn getur sagt hvort AI hafi bætt vinnuna; aðeins að það hafi búið til svar.
06
Ávinningur og væntingar til AI
Hvort notkunin leysir raunveruleg verkefni og skilar mælanlegum árangri.
AI-notkun beinist að afmörkuðum, endurteknum verkefnum þar sem núverandi vinnulag tekur sýnilega mikinn tíma.
Þegar þetta er óskýrtStarfsfólk „prófar AI“ án þess að tengja notkunina við verk, ábyrgð eða mælanlegt vandamál.
Stjórnendur gera raunhæfan greinarmun á því sem AI getur hraðað, því sem krefst mannlegrar dómgreindar og því sem á ekki að fela tækninni.
Þegar þetta er óskýrtAnnaðhvort er lofað byltingu á nokkrum vikum eða AI afskrifað eftir eina slæma tilraun.
Vel heppnuð AI-notkun er hluti af skilgreindu vinnuferli en ekki háð einum áhugasömum starfsmanni.
Þegar þetta er óskýrtÞegar frumkvöðullinn er í fríi fellur notkunin niður og þekking á góðum vinnubrögðum glatast.
Áhrif AI eru mæld með samanburði á tíma, gæðum, afköstum eða upplifun fyrir og eftir innleiðingu.
Þegar þetta er óskýrtNotkunartölur hækka en enginn veit hvort vinnan varð betri, hraðari eða öruggari.